Millainen kirjanpitäjä on kahvila-ravintolalle paras?

Monilla yrityksillä tilikausi on kalenterivuosi. Näin vuodenvaihteessa kirjanpitäjät ovat hyvin kiireisiä tehdessään useiden kahvila-ravintoloiden tilinpäätöksiä. Nyt on siis ajankohtainen aika pohtia millainen kirjanpitäjä on kahvila-ravintolalle paras.

Tammikuu on monelle yrittäjälle ajankohtainen aika pohtia kirjanpitoon liittyviä asioita.

Milloin hankkia?

Uuden aloittelevan kahvila-ravintolan tulee pohtia hoitaako lakisääteisen kirjanpitovelvollisuuden itse vai ulkoistaako palvelun. Lähes aina suosittelen ostamaan kirjanpito- ja taloushallintopalvelut osaavalta tilitoimistolta, vaikka kyseessä olisi sivutoiminen kahvila-ravintola-alan yritys tai sesonkiluonteinen toiminta esim. kesäkahvila. 

Toiminimi-yrityksillä riittää yhdenkertainen kirjanpito, mutta tilitoimistot tekevät lähes aina kahdenkertaisen kirjanpidon. Tämä tarkoittaa sitä, että jokaisella kirjanpidon viennillä on kaksi tiliä, kaksi puolta. Nämä puolet ovat debet ja kredit. Ilman kirjanpito-ohjelmaa on hyvin haastavaa tehdä kahdenkertaista kirjanpitoa. Muistan hyvin opiskeluajoiltani Haaga Instituutin AMK:sta (nyk. Haaga-Helia AMK), kun pyörittelimme usean laskentatoimen kurssin verran kahvila-ja ravintola-alan yritysten tiliöintiasioita ruutupaperilla.

Olen aina pitänyt laskentatoimesta ja luvuista.

Hyvän kirjanpitäjän ominaisuudet

Hyvä kirjanpitäjä on mielestäni luotettava, osaava ja aidosti kiinnostunut asiakkaansa asioista.

Luotettavuus

Kahvila-ravintola-alan yrityksen on voitava luottaa tilitoimistoon. On tärkeää, että kaikki sovitut mm. lakisääteiset ilmoitukset tehdään määräaikoihin mennessä, maksut ja palkat maksetaan ajallaan. Myöhästymisistä tulee usein heti sanktioita ja lisäkustannuksia. Pahimmassa tapauksessa koko yrityksen maine voi olla vaarassa.

Yrittäjän on voitava luottaa kirjanpidon oikeudellisuuteen. Valitettavasti välillä kokeneetkin kirjanpitäjät tekevät virheitä. Yrittäjän on siis syytä tarkistaa aina huolella tehdyt kirjanpidot. Monilla ravintola-alan yrittäjillä ei riitä osaaminen laskentatoimen asioihin. Minä olen auttanut useita yrittäjiä esimerkiksi ”Tuloslaskelman tunnusluvut tutuiksi”-palvelullani.

Olen auttanut monia kahvila-ja ravintola-alan yrittäjiä tuloslaskelmien tulkitsemisessa.

Osaava

Hyvä kirjanpitäjä on tietenkin osaava ja hän seuraa aikaansa. Valitettavasti monet verotukselliset asiat ja lainsäädännöt tuppaavat muuttua usein. On äärimmäisen tärkeää, että kirjanpitäjä päivittää osaamistaan säännöllisesti. Mitä enemmän kirjanpitäjällä on kokemusta ja osaamista juuri kahvila-ja ravintola-alan yritysten talousasioiden hoidosta niin sitä parempi. Kannattaa myös tiedustella kirjanpitäjän koulutusta, aiempaa työkokemusta ja sitä, onko tilitoimisto mahdollisesti auktorisoitu.

Yritykseni Malifood Oy:n (mukaanlukien aputoiminimeni MaliYogan) koko kirjanpito on sähköinen ja arvostan sitä suuresti. Joka ikinen dokumentti kirjataan sähköisesti ja asiat hoidetaan verkossa. Se on mielestäni tätä päivää ja helpottaa ainakin minun elämääni suuresti. En muistele lainkaan haikeudella aikoja parin vuosikymmenen taakse, kun jouduin aina kuukausittain kiikuttamaan kahvila-ravintoloideni paperiset aineistot silloiselle kirjanpitäjälleni. On siis hyvä tietää etukäteen tilitoimiston käytännöt ja miksei myös arvotkin.

Sähköinen kirjanpito on tätä päivää.

Kiinnostunut

Jos kirjanpitäjäsi on aidosti kiinnostunut yrityksestäsi ja vastaa kysymyksiisi pikaisesti, olet todella onnekas. Aina näin ei valitettavasti ole. Jotkut kirjanpitäjät haalivat valtavasti asiakkaita, joita eivät sitten aina kunnolla ehdikään palvelemaan. Etenkin kahvila-ravintolan perustamisen aikoihin kysymyksiä liittyen kirjanpitoon ja veroihin on usein paljon. Kannattaa ehdottamasti selvittää maksaako jokaisen vastauksen saaminen erikseen vai miten konsultointipuoli on tilitoimistossa hoidettu. Joillain tilitoimistoilla on käytössä uusille asiakkaille ns. kuittikoulu, jossa käydään perusasioita yhdessä läpi.

Kahvila-ravintoloilla liikevaihto voi nousta korkeaksi ja toivottavasti tuloskin. Aidosti kiinnostunut kirjanpitäjä osaa auttaa yritystä myös kannattavuuteen ja kasvuun liittyvissä asioissa ainakin talousasioiden näkökulmasta. Hyvä kirjanpitäjä muun muassa vinkkaa milloin toiminimi kannattaa vaihtaa osakeyhtiöksi.

Kahvila-ravintoloilla on eri hintaisia ja katteisia tuotteita.

Tilitoimiston koko

Yrittäjän tulee pohtia haluaako se ostaa taloushallintopalvelut isolta vai pieneltä tilitoimistolta. Molemmissa on mielestäni puolensa. Isoilta toimistoilta saa usein laajasti asiantuntijapalveluita ja heillä on usein toimiva sijaistus. Pieni tilitoimisto tuntee usein hyvin asiakkaansa. Olen kuullut surullisiakin tapauksia esim. yhden henkilön tilitoimisto on väliaikaisesti lopettanut kokonaan toimintansa kirjanpitäjän sairastuttua vakavasti. Kaikki mahdolliset riskit tulee puntaroida etukäteen.

Olen kouluttanut kahvila-ja ravintola-alan laskelmiin liittyvissä asioissa useasti.

Kohtuuhintainen tilitoimisto

Isot tilitoimistot haluavat usein isoja asiakkaita ja niinpä pienen kahvila-ravintolan kirjanpitokustannukset saattavat joissain tapauksissa nousta kohtuuttomiksi suhteuttaen taloushallintopalveluiden maksut yrityksen liikevaihtoon. Monesti tilitoimistoilla on hinnasto, jossa hinta on sidottu yleensä tuntiveloitukseen tai se on tositeveloitteinen. Veloitus riippuu mm. tositteiden määrästä, käytetystä ajasta ja siitä miten selkeästi aineistot ovat käsiteltävissä.

Markkinoilla on pieniä ja suuria tilitoimistoja ja kaikkea siltä väliltä.

Tilitoimiston vaihtaminen 

Jos et yrittäjänä ole tyytyväinen nykyiseen kirjanpitäjääsi, on syytä harkita tilitoimistojen kilpailutusta ja vaihtamista. Paras aika tilitoimiston vaihtamiseen on mielestäni tilikauden vaihde. Tosin nyt voi olla hankalaa saada edes tarjouksia tilitoimistoilta, koska heistä monet ovat superkiireisiä. Kannattaa kysellä verkostosta suosituksia hyvistä kirjanpitäjistä, puskaradio on ehdottomasti paras markkinointikanava tässäkin asiassa. Minultakin voi kysyä vinkkejä hyvistä kirjanpitäjistä.

Tilikauden vaihtuminen on hyvä aika tilitoimiston vaihtamiselle, jos sille on tarvetta.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *